Als u gebruikmaakt van de WBSO-regeling en een S&O-verklaring heeft ontvangen, is het essentieel om jaarlijks vóór 31 maart uw gerealiseerde S&O-uren en eventuele kosten en uitgaven door te geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Deze verplichte rapportage staat bekend als de 'mededeling van de realisatie'.
Wie moet de realisatie melden?
Iedere ontvanger van een S&O-verklaring is verplicht deze mededeling te doen, zelfs als er geen S&O-uren of kosten zijn gerealiseerd. De enige uitzondering geldt voor zelfstandige ondernemers zonder personeel die meer dan 500 S&O-uren hebben gerealiseerd; zij hoeven geen melding te maken.
Wat moet u melden?
U dient de daadwerkelijk gerealiseerde S&O-uren en, indien van toepassing, de gemaakte kosten en uitgaven te rapporteren. Let op dat uren en kosten die vóór de startdatum van uw S&O-verklaring zijn gemaakt, of die betrekking hebben op niet-goedgekeurde projecten, niet in aanmerking komen voor de WBSO en dus niet gemeld mogen worden.
Hoe en wanneer meldt u de realisatie?
De mededeling van de realisatie moet uiterlijk op 31 maart van het jaar volgend op het kalenderjaar waarin de S&O-activiteiten hebben plaatsgevonden, worden ingediend via het aanvraagportaal van de RVO. Bij bedrijfsbeëindiging of faillissement dient u binnen één maand na beëindiging de gerealiseerde uren en kosten door te geven.
Gevolgen van niet (tijdig) melden
Als u de mededeling niet op tijd indient, ontvangt u eerst een herinnering. Blijft de melding daarna uit, dan gaat de RVO ervan uit dat er geen S&O-activiteiten zijn geweest, wat kan leiden tot een volledige correctie van uw S&O-verklaring en een boete. Dit betekent dat u alle toegepaste S&O-afdrachtverminderingen, inclusief boete, moet terugbetalen aan de Belastingdienst.
Handige hulpmiddelen
Voor een correcte en efficiënte melding kunt u gebruikmaken van de WBSO Handleiding Mededeling met stappenplan en, indien u meerdere S&O-verklaringen heeft, de WBSO Rekentool. Deze tools helpen u bij het voorbereiden en indienen van uw mededeling.
Door tijdig en nauwkeurig uw WBSO-realisatie te melden, voorkomt u administratieve sancties en blijft u profiteren van de voordelen die de WBSO-regeling biedt voor uw innovatieve projecten. Indien gewenst kan WBSOburo helpen met het melden van de realisatie.